פשוט - ניהול עסק לעצמאים

כספת המסמכים היא מקום מאובטח לאחסון, ארגון ושיתוף מסמכים עסקיים — חוזים, אישורים, רישיונות, תעודות וכל מסמך חשוב אחר. הכספת כוללת גם חיבור ל-Google Drive לסנכרון אוטומטי של קבצים.

Screenshot

איך להגיע

לחץ על "מסמכים" בסרגל הצד תחת הקטגוריה "כלים".

שלבים

העלאת מסמך

לחץ על "העלאת מסמך" בראש העמוד:

בחר קובץ מהמחשב (גרור ושחרר, או לחץ לבחירה)
הזן שם למסמך — שם תיאורי (למשל: "חוזה שכירות — 2026")
בחר קטגוריה — חוזים, אישורים, רישיונות, ביטוח, אחר
הוסף תגיות (אופציונלי) — מילות מפתח לחיפוש (למשל: "שכירות", "משרד")
לחץ "העלה"

פורמטים נתמכים: PDF, JPG, PNG, DOC, DOCX, XLS, XLSX.

תיקיות לקוח

כשאתה יוצר לקוח חדש, המערכת יוצרת אוטומטית תיקייה ייעודית בשם הלקוח בכספת. התיקייה כוללת תיקיות משנה לפי התבנית שהגדרת בהגדרות (ראה הגדרות → תיקיות לקוח). כך כל לקוח מקבל מבנה מסמכים מסודר מהרגע הראשון.

ארגון מסמכים

סדר את המסמכים בתיקיות:

חוזים — חוזי עבודה, הסכמי שירות
אישורים — אישורי ניהול ספרים, אישורי ניכוי מס
רישיונות — רישיון עסק, רישיון מקצועי
ביטוח — פוליסות ביטוח
מס — אישורים מרשות המסים, טפסים
כללי — מסמכים שלא משתייכים לקטגוריה ספציפית

חיפוש מסמכים

שדה החיפוש מאפשר למצוא מסמכים לפי:

שם המסמך
תגיות
קטגוריה
תאריך העלאה

שיתוף מסמכים

לחץ על כפתור "שתף" ליד מסמך כדי:

שליחה בדוא"ל — שלח את המסמך כקובץ מצורף
יצירת קישור — צור קישור זמני לצפייה (עם תאריך תפוגה)
הורדה — הורד את המסמך למחשב

קישורי העלאה ללקוחות

צריך לקבל מסמכים מלקוח? צור קישור העלאה ושלח לו — הלקוח מעלה קבצים ישירות לכספת שלך בלי צורך בהרשמה.

לחץ על "יצירת קישור העלאה" בסרגל הכלים, או לחץ ימני על תיקייה ובחר "יצירת קישור העלאה"
בחר תיקייה — לאיזו תיקייה בכספת הקבצים יגיעו
הוסף תיאור (אופציונלי) — למשל "העלאת חשבוניות לחודש מרץ"
הגדר תוקף — שעה, 24 שעות, 7 ימים או 30 ימים
הגדר מגבלת העלאות (אופציונלי) — מספר מקסימלי של קבצים
לחץ "יצירת קישור" — הקישור יופיע ותוכל להעתיק אותו

שלח את הקישור ללקוח בוואטסאפ, במייל או בכל דרך אחרת. הלקוח יראה עמוד העלאה מאובטח עם שם העסק שלך, יגרור קבצים ויעלה — והם יגיעו ישירות לתיקייה שבחרת.

💡 טיפ: ניתן לנהל את כל הקישורים הפעילים מתוך הדיאלוג ולבטל קישור בכל רגע.

חיבור Google Drive

חבר את חשבון Google Drive שלך לסנכרון אוטומטי:

לחץ על "חבר Google Drive" בהגדרות המסמכים
אשר את הגישה לחשבון Google שלך
בחר תיקייה ב-Drive לסנכרון
מסמכים חדשים יסונכרנו אוטומטית

💡 טיפ: העלה מיד כל מסמך חשוב שאתה מקבל — חוזים, אישורים, רישיונות. כך תמיד יהיה לך גיבוי דיגיטלי נגיש מכל מקום.

שאלות נפוצות

ש: מה הגודל המקסימלי לקובץ? ת: ניתן להעלות קבצים עד 10MB. אם יש לך קובץ גדול יותר, נסה לדחוס אותו (למשל PDF מכווץ) לפני ההעלאה.

ש: המסמכים שלי מאובטחים? ת: כן, כל המסמכים מאוחסנים בצורה מוצפנת. הגישה אליהם מותנית בהתחברות לחשבון שלך. קישורי שיתוף מוגנים ומוגבלים בזמן.

ש: אפשר למחוק מסמך שהעליתי? ת: כן, לחץ על כפתור המחיקה ליד המסמך. שים לב שמחיקה היא לצמיתות ולא ניתנת לשחזור.

כספת מסמכים