תזכורות תשלום
ניהול תזכורות ומעקב אחר תשלומים
מערכת תזכורות התשלום עוזרת לך לעקוב אחרי חובות לקוחות ולשלוח תזכורות אוטומטיות או ידניות. במקום לרדוף אחרי לקוחות בטלפון, המערכת שולחת תזכורות מנומסות בדוא"ל או WhatsApp ומתעדת את התגובות.
Screenshot
איך להגיע
לחץ על "תזכורות תשלום" בסרגל הצד תחת הקטגוריה "כלים".
שלבים
צפייה בתשלומים פתוחים
בראש העמוד מוצג סיכום:
- סה"כ חובות פתוחים — הסכום הכולל שלקוחות חייבים לך
- מספר לקוחות חייבים — כמה לקוחות יש להם חוב
- חוב ממוצע — הסכום הממוצע לחוב
- חוב ותיק ביותר — כמה ימים עבר מהחשבונית הכי ישנה שלא שולמה
הטבלה מפרטת:
| עמודה | תיאור |
|---|---|
| לקוח | שם הלקוח |
| מספר קבלה | הקבלה שטרם שולמה |
| סכום | סכום החוב |
| תאריך | תאריך הקבלה |
| ימי פיגור | כמה ימים עברו |
| תזכורות שנשלחו | כמה תזכורות כבר נשלחו |
| פעולות | שליחת תזכורת, סימון כשולם |
שליחת תזכורת ידנית
לחץ על "שלח תזכורת" ליד לקוח ספציפי:
- בחר ערוץ — דוא"ל, WhatsApp, או שניהם
- ערוך את ההודעה — ההודעה מוכנה מראש עם פרטי החוב, אך ניתן לערוך:
- נוסח ההודעה
- סכום
- מועד תשלום מבוקש
- שלח — לחץ לשליחה
ההודעה כוללת פרטי החוב, מספר הקבלה, ואמצעי תשלום.
הגדרת כללי תזכורת אוטומטית
הגדר תזכורות שיישלחו אוטומטית:
- לחץ על "הגדרות תזכורות"
- הגדר כללים:
- תזכורת ראשונה — כמה ימים אחרי מועד התשלום (למשל: 7 ימים)
- תזכורת שנייה — תזכורת נוספת (למשל: 14 ימים)
- תזכורת שלישית — תזכורת אחרונה (למשל: 30 ימים)
- בחר ערוץ לכל תזכורת
- הגדר את נוסח ההודעה לכל שלב (הנוסח יכול להיות יותר תקיף ככל שעובר הזמן)
מעקב אחרי תגובות
לאחר שליחת תזכורת, תעד את תגובת הלקוח:
- ישלם בתאריך X — הלקוח התחייב לשלם
- מבקש פריסה — הלקוח רוצה לפרוס את התשלום
- חולק על הסכום — הלקוח לא מסכים עם הסכום
- לא הגיב — אין תגובה
סימון חוב כשולם
כאשר הלקוח משלם, לחץ על "סמן כשולם" ובחר:
- תאריך התשלום
- אמצעי התשלום
- סכום (מלא או חלקי)
💡 טיפ: תזכורות אוטומטיות חוסכות זמן ומבוכה. הגדר את הכללים פעם אחת והמערכת תטפל בשאר. רוב הלקוחות משלמים אחרי תזכורת אחת או שתיים.
שאלות נפוצות
ש: הלקוח קיבל תזכורת אבל כבר שילם, מה עושים? ת: סמן את הקבלה כ"שולמה" ברשימת הקבלות. המערכת תפסיק לשלוח תזכורות אוטומטית. אם התזכורת כבר נשלחה, שלח הודעת התנצלות קצרה ללקוח.
ש: אפשר להתאים אישית את נוסח התזכורת? ת: כן, ניתן לערוך את נוסח ההודעה לפני שליחה. כמו כן, בהגדרות התזכורות ניתן לקבוע תבנית ברירת מחדל שתשמש לכל התזכורות.
ש: הלקוח לא מגיב לתזכורות, מה עושים? ת: לאחר 3 תזכורות ללא תגובה, מומלץ ליצור קשר טלפוני ישיר. ניתן גם להתייעץ עם שמעון (עוזר ה-AI) לגבי צעדים נוספים.
מאמרים קשורים
עדיין צריך עזרה? שאל את שמעון
שמעון יכול לעזור לך עם שאלות נוספות